Konzultant Firemních procesů

Business Proces Management (BPM)

Nejdřív odpovím na otázku: "Jak může někdo "cizí" popisovat naše interní procesy a radit nám?"


Procesní poradenství je iterativní (opakující se) forma dotazování a poradenství, ve kterém konzultant spolupracuje s klientem na společném vytváření řešení.

Úkolem procesního konzultanta je identifikovat a  nabídnout  vhodné změny v nastavení procesů, podpořit  růst klienta prostřednictvím procesu: sběr informací/ identifikování úzkých míst/ rozhodování / upravování a zkoušení/ zavedení; úkolem procesního konzultanta není poskytovat hotová řešení převzatá odjinud či z příruček.

Klienti často popisují fázi Identifikace jako "otevření očí" či pojmenování "kostlivců v skříni", kterým se dlouhodobě úspěšně vyhýbají:)
Otevřenost a převzetí zodpovědnosti  jsou důvody pro zaangažování procesního konzultanta.

  • Procesní dokumentace
Obecně platí, že když lidé slyší „Procesní dokumentaci“, přemýšlejí o užším tématu „Procesní mapování“. Dokumentace  procesech však zahrnuje všechny dokumenty, které podporují proces. To by mohlo znamenat pravidla, kontrolní seznamy, návody, formuláře nebo dokonce odkazy na jiné aplikace.

Dokumentace procesu je úplný popis způsobu provedení daného procesu. Tady je "mini" test: Může někdo s rozumnou znalostí vaší společnosti najít a přečíst dokumentaci a úspěšně provést realizaci libovolného procesu?  Pokud ano, složili jste test. Máte kvalitní procesní dokumentaci. Pokud si nejste jisti, čtěte dál:)

Proč potřebujete procesní dokumentaci
Pro procesní dokumentaci existují nejméně čtyři důležité role.

  • Zlepšení procesu
  • Výcvik
  • Snižování zranitelnosti vůči klíčovým znalostem procesů zaměstnanců
  • odolnost proti fenoménu normalizace deviace.
Může se to zdát kontra-intuitivní, když vidíte zoufalou potřebu zlepšit proces, který musíte zastavit a zdokumentovat přesně to, co právě děláte. Proč byste dokonce chtěli zastavit a zaznamenat, co již víte, co je třeba změnit?
Krátká odpověď je, že zlepšení procesu je cesta. A stejně jako cesta, pokud se nemůžete dohodnout, kde jste, jak můžete naplánovat trasu, kam chcete jít?

  • Mapování procesů
Kroky mapování procesů:
  • Nejprve mapujte proces „tak, jak je“
  • Nenechte se "vyjímat" výjimkami
  • Zapojte lidi, kteří jsou v procesu zapojeni
  • Dokument zpracovávejte online
  • Použijte "velkou" mapu
  • A… shromažďujte vzory všech dokumentů spojených s činností
Mapování procesů je tedy součástí procesní dokumentace. Cílem procesní dokumentace je poskytnout prostředky pro komunikaci o tom, co je proces. A pokud chceme poskytnout úplný obrázek, potřebujeme všechny ostatní dokumenty, nejen kroky procesu. Pro tyto věci neexistuje obecně přijímaný termín můžeme je nazývat „související dokumenty“.

Je ironií, že ten pravý čas na shromáždění souvisejících dokumentů je ve skutečnosti během procesu mapování procesu. V průběhu relace mapování procesů, když diskutujete o aktivitách a krocích, se lidé budou odkazovat na tyto dokumenty. 

To často vytvoří mnoho verzí stejného dokumentu. Jednou z výhod procesní dokumentace, je-li provedena dobře, je to, že můžete zajistit, že je to pouze jeden zdroj pro nejnovější verzi daného dokumentu.

Nejdůležitější na závěr: Neočekávejte samovolně nastavující se shodu procesů s dokumentací

Nakonec je důležité být realističtí v tom, co procesní dokumentace může pro vás udělat. Neočekávejte dodržování předpisů na základě vytvoření dokumentace. Vrcholoví manažeři často předpokládají, že jakmile zdokumentujete proces, vše bude v pořádku; nic se nikdy nepokazí; všichni budou automaticky odpovědní za dodržování tohoto procesu.

Je fakt, že vědět, co je to za proces a dodržovat ho, jsou dvě různé věci. Nechápejte mě špatně; dokumentace procesů je obrovským krokem vpřed pro každou organizaci, která se rozvíjí. Během mé praxe na manažerských pozicích a jako procesní konzultant mám ověřeno, že vložení dokumentace procesu do DNA  společnosti, vyžaduje víc než jen popsání pracovního postupu.

Potřebujete pomoci s procesní dokumentací?
Kontaktujte mne e-mailem nebo volejte. I když si myslíte, že byste "jen možná" mohli potřebovat procesního konzultanta, kontaktujte mne.
Dokážu během prvních 5 minut říct, jestli vám mohu pomoci. První konzultace je zdarma, takže nemáte co ztratit - kromě možná celé řady spletitých procesů.


"Pod tlakem běžných provozních záležitostí jsme nebyli dlouhodobě schopni najít prostor pro revizi naší organizační struktury a vymezení kompetencí jednotlivých pozic. Díky spolupráci s Lenkou Bakovou se nám podařilo nejen toto. Díky přesnějšímu pojmenování našich cílů, jsme vytvořili a zahájili proces vývoje, na kterém jsme jako jednotlivci ve shodě a který nás ... prostě baví"                                                     KMENT s.r.o., Michal Kment, jednatel